Empfang & Office Management F/M/D

In dieser Position übernehmen Sie die selbständige Organisation und Koordination mehrerer interner Aufgabenbereiche. Sie sind die zentrale organisatorische Drehscheibe zwischen Direktion, Bezirken, Sektionen, Gruppen sowie externen Ansprechpartnern und tragen maßgeblich zu reibungslosen Abläufen innerhalb des Verbandes bei. Disziplinär berichten Sie direkt an die Direktion, operativ arbeiten Sie eng mit der Teamleitung Allgemeine Dienste & Verwaltung zusammen. Ziel Ihrer Funktion ist die eigenständige und professionelle Steuerung der organisatorischen Prozesse in den Ihnen zugeordneten Bereichen. Ihre Aufgaben umfassen folgende Tätigkeiten:

• Planung, Koordination und Verwaltung von Terminen
• Organisation von Informationsveranstaltungen
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von internen und externen Meetings
• Empfang und Betreuung von Besucher:innen
• Organisation und administrative Vorbereitung der Sitzungen von Bezirken, Sektionen und Gruppen
• Koordination der Abläufe im Vorfeld sowie strukturierte Nachbereitung
• Sicherstellung transparenter und effizienter Informationsflüsse
• Organisatorische Unterstützung bei Initiativen und Projekten
• Koordination entsprechender Termine und Veranstaltungen
• Vertretung im Direktionssekretariat
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Mitarbeit bei Organisation der Großveranstaltungen des Verbandes
• Vertretung im Empfangsbereich (Reception)
• Unterstützung im Facility Management

Sie sorgen dafür, dass interne Prozesse effizient, strukturiert und professionell ablaufen und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.

Wir suchen eine organisationsstarke Persönlichkeit mit hoher Eigenverantwortung und Professionalität. Sie verfügen über:

• Eine abgeschlossene Ausbildung (Matura) oder ein abgeschlossenes Studium
• Idealerweise Berufserfahrung im administrativen, organisatorischen oder koordinativen Umfeld
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel strukturiert zu steuern
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit – schriftlich wie mündlich
• Einen souveränen, professionellen Auftritt im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Gute EDV-Kenntnisse und sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
• Teamfähigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil

Sie arbeiten selbständig, vorausschauend und lösungsorientiert. Organisation ist für Sie nicht nur Aufgabe, sondern Anspruch.

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis in einer etablierten und angesehenen Institution der Südtiroler Wirtschaft
• Verantwortungsvolle Position mit eigenständigem Aufgabenbereich und Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit der Direktion sowie mit engagierten Kolleg:innen in Beratung und Verwaltung
• Sichtbare Rolle im organisatorischen Zentrum des Verbandes
• Strukturierte, professionelle Arbeitsumgebung mit klaren Zuständigkeiten
• Eigenes Büro mit Laptop und Telefon
• Flexible Arbeitszeiten
• Attraktives Welfarepaket
• Essensgutscheine
• Parkplatz

Sie übernehmen eine Schlüsselrolle in einer Organisation, die aktiv zur wirtschaftlichen Entwicklung Südtirols beiträgt – in einem Umfeld, das Professionalität, Verlässlichkeit und Zusammenarbeit lebt.

Für diese Position ist eine Bruttojahresvergütung ab 34.000 Euro vorgesehen. Die Angabe bezieht sich auf das fixe Grundgehalt exklusiver variabler Vergütungsbestandteile (z.B. Leistungsprämien, Boni, Sachleistungen). Eine Überbezahlung ist bei bei besonders qualifizierten Profilen ausdrücklich möglich.