Die Videokonferenz als Alternative zur Dienstreise

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Samstag, 10. Mai 2014

Aufgrund der zunehmenden Komplexität von Unternehmensstrukturen und die nicht geringer wachsende Vernetzung des Wirtschaftslebens ist in den letzten Jahren der Bedarf an flexiblen Kommunikationslösungen über räumliche und zeitliche Grenzen hinweg stark gestiegen. Traditionelle Instrumente wie standortübergreifende Meetings verursachen jedoch neben Organisationsaufwand auch Reisekosten und Ausfallzeiten. Durch Telefonkonferenzen konnten diese unerwünschten Begleiterscheinungen zum Teil vermieden werden. Allerdings kommt dabei die im Kontakt zwischen Managern und Mitarbeitern und nicht zuletzt auch gegenüber Kunden, Klienten oder Patienten so wichtige nonverbale Kommunikation durch die unmittelbare persönliche Ansprache (Gestik, Mimik) völlig zu kurz.

Die Alternative, die Vorteile beider Kommunikationsformen verbindet, ohne deren Schwächen zu übernehmen, heißt Videokonferenz. Die geplante Dienstreise durch eine Videokonferenz zu ersetzen, kann somit in vielen Fällen erhebliche Vorteile mit sich bringen.

Einer der wichtigsten Vorteile ist die Optimierung der Produktivität. In vielen Fällen nämlich steht der tatsächliche Zeiteinsatz in keinem sinnvollen Verhältnis zur wirklichen produktiven Arbeitszeit. Eine 10 Stunden Autofahrt für ein Meeting von 2 Stunden bietet keine effiziente Auslastung der verfügbaren Arbeitszeit. Die Videokonferenz bietet einen einfachen und effizienten Weg zur Optimierung der Produktivität.

Ferner fallen durch Dienstreisen hohe Kosten an. Neben dem Transportmittel müssen Hotelkosten, Spesen sowie Transferkosten berücksichtigt werden. Es müssen aber auch die Kosten der unproduktiven Arbeitszeit miteinberechnet werden. Die Kosten für eine Videokonferenz stellen dazu nur einen Bruchteil der Kosten dar. Unternehmen, die neue Videokonferenzsysteme ordentlich auslasten, amortisieren die Investition bereits nach wenigen Monaten über gesparte Reisekosten.

Nicht selten sind Geschäftsleute auf Dienstreisen einem erheblichen Risiko ausgesetzt: Diebstähle, verloren gegangenes Gepäck, beschädigter Dienstwagen oder anderweitige Unfälle, Überfall auf offener Straße, etc.. Diese Risiken gibt es bei der Videokonferenz nicht. Eine Videokonferenz kann bequem aus dem eigenen Büro durchgeführt werden.

Auch ist bei häufigen Dienstreisen mit einem ansteigenden Gesundheitsrisiko zu rechnen. Es wird nämlich überdurchschnittlich viel gesessen, kalorienreiche Nahrung zu sich genommen und dies in Kombination mit einem sehr starkem Erfolgsdruck. Dieses Risiko kann bei Videokonferenzen nicht auftreten. Wer sich nach der Videokonferenz zur Mittagspause an die frische Luft begibt kann die Gesundheit sogar noch fördern.

Weniger Dienstreisen heißt auch, einen Beitrag zum Schutz unserer Umwelt zu leisten. Durch Reisen werden erhebliche CO2 Belastungen verursacht. Die Durchführung der Videokonferenz bedeutet eine nahezu CO2 neutrale Kommunikation weltweit.

Sicher ist es nicht möglich bzw. oft auch nicht sinnvoll, Dienstreisen völlig einzustellen. Der persönliche Kontakt mit Mitarbeiten, Kunden oder Lieferanten ist oft unumgänglich und kann durch keine Videokonferenz ersetzt werden. Dennoch sollte diese Möglichkeit der Kommunikation unter den oben erwähnten Gesichtspunkten ernsthaft stärker in Betracht gezogen werden. Es geht dabei nicht nur um „Einsparung“ sondern eindeutig auch um eine Verbesserung der eigenen Lebensqualität.



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